Przetargi

ZAPYTANIE OFERTOWE O WARTOŚCI PONIŻEJ 30 TYS EURO na kompleksową obsługę i koordynację plenerowej imprezy masowej artystyczno-rozrywkowej „XXX DNI ZŁOCZEWA 2020"

Złoczew, dnia 21 stycznia 2020 r.

 

Znak: RL. 0541.1.2020.DZ.JM

 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE O WARTOŚCI PONIŻEJ 30 TYS EURO

na kompleksową obsługę i koordynację
plenerowej imprezy masowej artystyczno-rozrywkowej  
„XXX DNI ZŁOCZEWA 2020"
z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną
wraz z koncertem GOLEC UORKIESTRY oraz innych wykonawców
w dniach 27-28.06.2020 r. w Złoczewie,
na terenie stadionu miejskiego przy ul. Lututowskiej 27

 

Gmina Złoczew zaprasza do złożenia ofert na kompleksowe zabezpieczenie od strony technicznej przebiegu imprezy wraz z występami zespołów, kompleksową obsługę wesołego miasteczka oraz kompleksową obsługę gastronomiczną podczas imprezy plenerowej
„XXX Dni Złoczewa 2020 r.”

 

  1. I.                   Informacje ogólne:
    1. Do niniejszego postępowania mają zastosowanie zapisy art. 4 pkt 8 ustawy
      z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.)
    2. Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego.
    3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
    4. Zamawiający udostępnia zapytanie ofertowe na stronie internetowej Gminy Złoczew.

 

  1. II.                Nazwa i adres Zamawiającego:

Gmina Złoczew

ul. Szkolna 16   

98 – 270 Złoczew 

NIP 827-22-34-466

email: sekretariat@zloczew.pl

 

Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela:

Justyna Majchrowska – 43 820 22 70 wew. 30, email: promocja@zloczew.pl

 

 

  1. III.             Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zapytania ofertowego jest usługa polegająca na organizacji i koordynacji imprezy plenerowej „XXX DNI ZŁOCZEWA 2020":

  1. 1.      Kompleksowe zabezpieczenie od strony technicznej przebiegu imprezy
    oraz występów zespołów:

 27 czerwca 2020 r. (sobota):

  • MIG
  • Roni Ferrari
  • Top Girls

28 czerwca 2020 r. (niedziela):

  • Kabaret pod Wyrwigroszem
  • Pogwizdani
  • Golec uOrkiestra

Montażu i demontażu sceny, nagłośnienia, oświetlenia, garderób przy scenie, płotków ochronnych wraz z transportem i obsługą podczas imprezy.

  1. 2.      Kompleksowej obsługi Parku rozrywki/wesołego miasteczka.
  2. 3.      Kompleksowej obsługi gastronomicznej.

 

Miejsce realizacji imprezy:

 stadion miejski przy ul. Lututowskiej w Złoczewie

Termin realizacji imprezy:

 27 czerwca 2020 r./ 28 czerwca 2020 r.

 

  1. IV.             SZCZEGÓŁOWY PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:  

Dotyczy kompleksowego zabezpieczenia od strony technicznej przebiegu imprezy oraz występu artystów:

1)   Zapewnienie odpowiedniej zadaszonej sceny nagłośnienia, oświetlenia oraz obsługi technicznej i płotków zabezpieczających zgodnie z RIDEREM technicznym ZEPOŁU Golec uOrkiestry w załączniku nr 1 Warunkiem podpisania umowy z Wykonawcą, jest akceptacja Wykonawcy ( w zakresie techniki scenicznej) przez management Zespołu Golec uOrkiestra, poprzedzone akceptacją sprzętu wskazanego w ofercie przez techników Zespołu Golec uOrkiestra

2)   Wykonawca powinien zapewnić agregat. 

3)   Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za cały sprzęt, który będzie użyty do
realizacji przedmiotu zamówienia.

4)   Konstrukcje techniczne muszą mieć aktualne atesty bezpieczeństwa. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty w terminie do 3 dni roboczych od dnia wezwania.

5)   Zabezpieczenie związane z występem zespołów.

6)    Przygotowanie i zapewnienie działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, na cały czas trwania imprezy, na terenach objętych jej realizacją, w szczególności w zakresie:

a)      odpowiednich zgód oraz pozwoleń na organizację imprezy;

b)      zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez koncesjonowaną Agencję Ochrony, podczas całej imprezy (ilość pracowników służby porządkowej zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych), oraz w czasie prac organizacyjnych poprzedzających
i likwidacyjnych, ochrony w nocy pomiędzy 27.06/28.06.2020
(min. 4 pracowników służby porządkowej). Wykonawca zapewni warunki do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział
w zabezpieczeniu imprezy (m. in.: pracownicy służby porządkowej
i informacyjnej, służby medyczne);

c)      zapewnienia i ustawienia toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej liczby uczestników (ok. 5000 osób);

d)      odpowiedniego przygotowania terenu odbywania się imprezy,
w szczególności w zakresie wyznaczenia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, niezbędnego oznaczenia i ogrodzenia terenu oraz zabezpieczenia wszelkich urządzeń i instalacji technicznych na terenie odbywania się imprezy;

e)      organizacji zaopatrzenia w energię elektryczną z uwzględnieniem niezbędnych przyłączy elektrycznych (wraz z dodatkowym oświetleniem terenu). Zapewnienie obsługi uprawnionego elektryka w trakcie montażu
i demontażu urządzeń, oraz dyżuru podczas imprezy leżą po stronie Wykonawcy;

f)       zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z posiadanych punktów poboru energii;

g)      zapewnienia osób sprzątających teren imprezy i tereny przyległe zanieczyszczone w jej wyniku i sprzątania oraz wywozu nieczystości.

h)      stałego utrzymania porządku i higieny;

i)       zapewnienia pozostałej infrastruktury i usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, w szczególności: zabezpieczenia medycznego i ppoż;

j)       zapewnienie 4 osób tzw. Stagehands pomagających przy wnoszeniu
i znoszeniu sprzętu muzycznego ze sceny. Wykonawca bierze pełna odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez osoby do pomocy.

7)                 Ponadto po stronie Wykonawcy leży:

Posiadanie aktualnego ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym
w imprezie.

8)                  Po zakończeniu imprezy niezwłoczne zdemontowanie sceny, obiektów towarzyszących, nagłośnienia i oświetlenia oraz uprzątnięcie terenu imprezy
oraz terenów przyległych z zanieczyszczeń pozostałych po imprezie.

9)                  

a)             Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak organizator imprezy
w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych i do Jego obowiązków należy wypełnić wszelkie obowiązki organizatora imprezy zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych co obejmuje również zapewnienie ochrony na czas imprezy, zapewnienie sanitariatów i płotków ochronnych

b)             Obowiązek Wykonawcy nie obejmuje: uregulowania wynagrodzenia artystów, Zaiksu, usługi hotelowej dla Artystów, riderów socjalnych.

c)             Odpowiedzialność organizatora za szkody wyrządzone w związku ze zorganizowaniem imprezy określonej przepisami Ustawy
o bezpieczeństwie imprez masowych spoczywa na Wykonawcy.

d)             Z nienależyte wykonanie kompleksowej obsługi Wykonawcy będzie groziła kara umowna – 150 000 zł

 

Dotyczy kompleksowej obsługi Parku rozrywki/Wesołego Miasteczka:

 

1)        Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej atrakcje np: dmuchane zamki- zjeżdżalnie, kulki w klatce, trampoliny, kule wodne, karuzele, strzelnica, samochodziki, kucyki itp. (atrakcje dla dzieci starszych i młodszych).

2)        W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z uzgodnionych atrakcji -co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji.

3)        Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Wykonawcy. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca będzie obowiązany okazać atesty w terminie do 3 dni roboczych od dnia wezwania.

 

 

Dotyczy kompleksowej obsługi gastronomicznej:

 

1)         Zapewnienie kompleksowej obsługi gastronomicznej (wyłączność z wyjątkiem stoisk lokalnych KGW) - przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezą (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów gastronomii. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie.

W zakres obsługi wchodzi:

a)  przygotowanie i sprzedaż potraw z grilla, kotła, dań typu fast food, itp.

b) sprzedaż lodów, gofrów, popcornu, prażynek itp.

c) dystrybucja piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia w Urzędzie Miejskim
w Złoczewie) w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej jak 0,4 litra;

d)  sprzedaż napojów bezalkoholowych, kawy, herbaty;

e)  właściwe oznakowanie i zabezpieczenie ogródka piwnego na min. 1000 miejsc

f)  zabezpieczenie utrzymania czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania
imprezy oraz po jej zakończeniu.

1)      Na dystrybucję produktów wymienionych w punktach a)-d) wyłoniony Wykonawca otrzyma od Organizatora wyłączność.

3)         Ceny sprzedawanych produktów ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność
i ryzyko.

4)         Zamawiający nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów i lokali gastronomicznych zlokalizowanych w sąsiedztwie terenu imprezy.

5)         Zamawiający nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję.

Inne warunki dotyczące obsługi

1)      Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić scenariusz imprezy w zakresie
już opracowanym przez Zmawiającego.

2)      Dokładne godziny i program imprezy zostaną uzgodnione pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym w terminie do 30.05.2020 r.

3)      Wykonawca zobowiązuje się przygotować projekt plakatu podlegający akceptacji Zamawiającego.

4)      Wykonawca najpóźniej do 01.06 przekaże Gminie Złoczew plakaty w formie
A3 – 30 szt, B2-10 szt.

5)      Zamawiający na etapie uzupełniania z wyłonionym wykonawcą scenariusza imprezy, zastrzega prawo do modyfikacji poszczególnych działań opisanych
w szczegółowej kalkulacji kosztów dołączonej do oferty wykonawcy (np. poprzez ich usunięcie przy równoczesnym rozbudowaniu innych działań w harmonogramie) z zastrzeżeniem, że działania te nie mogą prowadzić do wzrostu ceny zawartej
w ofercie wykonawcy.

 

  1. WARUNKI UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM

 

Ofertę może złożyć wykonawca, który:

1)        Dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem oraz niezbędnym sprzętem do realizacji zadania.

2)        Wykona przedmiot zamówienia w terminie.

3)        Rozliczy się z Zamawiającym na podstawie faktury VAT/ rachunku.

4)        Wykaże się doświadczeniem: tj. organizacją 2 imprezy plenerowych
o podobnym zakresie, zrealizowanych w okresie 3 ubiegłych lat.

IV.  OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 2). Oferta powinna być:

1)          opatrzona pieczątką firmową,

2)          posiadać datę sporządzenia,

3)          zawierać adres oferenta, numer telefonu, numer NIP,

4)          być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim,

5)          podpisana czytelnie przez wykonawcę,

6)          zawierać wszystkie wymagane załączniki.

Do oferty obowiązkowo należy dołączyć:

a)        Oświadczenie Wnioskodawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3),

b)        Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze - minimum 2,

c)        Szczegółową kalkulację kosztów.

V.  MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę w formie pisemnej należy złożyć do dnia 31.01. 2020 r. do godz. 12.00

Liczy się data wpływu oferty  do Urzędu Miejskiego w Złoczewie na adres:

Urząd Miejski w Złoczewie
ul. Szkolna 16
 98 – 270 Złoczew sekretariat lub mailowo na adres: promocja@zloczew.pl 

Koperta lub e- mail  powinny być opatrzone opisem:  „Kompleksowa obsługa  - XXX Dni Złoczewa 2020”

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wzywać wykonawców do uzupełnień ofert.

  1. VI.   ZAWARTOŚĆ OFERTY

 

  1. Cena netto za wykonanie kompleksowej obsługi technicznej, oferowaną kwotę za wyłączność obsługi wesołego miasteczka, oferowaną kwotę netto za wyłączność obsługi gastronomicznej imprezy plenerowej „XXX Dni Złoczewa 2020” – wypełniony formularz ofertowy wg wzoru zał. 1.
  2. Wszelkie dokumenty i załączniki wymienione w zapytaniu ofertowym.
  3. Podpisana przez Oferenta klauzura informacyjna, w której wyraża on zgodę na przetwarzanie przez Zamawiającego swoich danych osobowych. Sposób i cele przetwarzania danych określa treść klauzuli.

 

 

VII. SPOSÓB OCENY OFERTY

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty będą stosowane następujące kryteria:

  1. 1.        Usługa scenotechniki:

a)      Kryterium cena: 70%

W kryterium „cena” oferta może uzyskać maksymalnie 70 punktów.

b)      Kryterium doświadczenie: 30%

W kryterium „doświadczenie” oferta może uzyskać maksymalnie 30 punktów.

W kryterium doświadczenie pod uwagę brane będą usługi wykonane przez oferenta, które swym zakresem obejmowały przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 30000,00 zł, których wykonanie oferent wykaże w wykazie usług.

Punkty przyznane w ramach tego kryterium zostaną zsumowane.

Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów.

 

Kryterium „cena” netto obliczane jest wg następującej formuły.

 

Pc=Cn/Cb*100 pkt*Wg (tj. 70%)

gdzie:

Pc- oznacza cenę netto najniższą ze wszystkich złożonych ofert

Cn – oznacza cenę netto najniższą ze wszystkich złożonych ofert

Cb – oznacza cenę netto badanej oferty

Wg – oznacza wagę kryterium

Kryterium „doświadczenie” obliczane jest wg następującej formuły:

 

Pd=Rb/Rmax *100pkt.*Wg(tj. 30%)

 

gdzie

Pd – oznacza punkty przyznane badanej ofercie w kryterium „doświadczenie”

Rmax – oznacza największą ilość referencji ze wszystkich złożonych ofert

Rb – oznacza ilość referencji badanej oferty

Wg – oznacza wagę kryterium

 

Łączna punktacja za obsługę techniczną: Pc+Pd

 

  1. 2.      Wyłączność za obsługę wesołego miasteczka:

Kryterium: najwyższa oferowana kwota netto za w/w wyłączność (Maksymalna ilość punktów za najwyższą ofertę – 100 pkt)

Kryterium to obliczane jest wg następującej formuły.

 

Pc=Cb/Cnw*100 pkt

gdzie:

Pc- oznacza punkty przyznane badanej ofercie w kryterium „cena”

Cb – oznacza cenę badanej oferty

Cnw – oznacza cenę najwyższą ze wszystkich złożonych ofert

 

 

  1. 3.      Wyłączność za obsługę gastronomiczną:

Kryterium: najwyższa oferowana kwota netto za w/w wyłączność.

(Maksymalna ilość punktów za najwyższą ofertę – 100 pkt)

 

Kryterium to obliczane jest wg następującej formuły.

 

Pc=Cb/Cnw*100 pkt

gdzie:

Pc- oznacza punkty przyznane badanej ofercie w kryterium „cena”

Cb – oznacza cenę badanej oferty

Cnw – oznacza cenę najwyższą ze wszystkich złożonych ofert

 

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi po zsumowaniu przyznanych punktów
z pozycji 1, 2 i 3. Najkorzystniejszą ofertą będzie ta z najwyższą sumą punktów.

VII.   INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Zamawiający informuje iż:

  1. O ewentualnym wybraniu Państwa oferty zostaniecie Państwo poinformowani mailowo i telefonicznie.
  2. Podpisanie umowy jest uwarunkowane uzyskaniem akceptacji sprzętu przez techników i menagement zespołu Golec uOrkiestra
  3. Informacje o rozstrzygnięciu zapytania zostaną przesłane zainteresowanym drogą mailowa.
  4. Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

 

 

 

Załączniki

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 27 stycznia 2020 15:23
Dokument wprowadzony do BIP przez: Radosław Radwański
Ilość wyświetleń: 168
27 stycznia 2020 15:25 (Radosław Radwański) - Dodanie załącznika [zal_nr_1_guoridertechniczny.pdf] do dokumentu. (Dokument opublikowany)
27 stycznia 2020 15:25 (Radosław Radwański) - Dodanie załącznika [zal_nr_4__informacje_rodo.docx] do dokumentu. (Dokument opublikowany)
27 stycznia 2020 15:24 (Radosław Radwański) - Dodanie załącznika [zal_nr_3_oswiadczenie.docx] do dokumentu. (Dokument opublikowany)